Het belang van een efficiënt Order-to-cash proces.
Het lijkt heel eenvoudig... De klant begint het proces door iets bij ons te kopen, wij maken een verkooporder aan en leveren het product/de dienst. Na levering sturen wij de factuur en ontvangen wij de betaling van de klant. Maar dit O2C of Order-to-Cash proces is in werkelijkheid ingewikkelder.
Naarmate bedrijven groeien, kan dit proces te complex worden om grote aantallen orders en facturen te verwerken. Daarom moeten bedrijven proberen om elke stap in het proces te verbeteren, zodat ze als een geïntegreerd systeem kunnen functioneren. Een samenhangend ERP-systeem zoals SAP S/4HANA dat gebruik maakt van technologie en automatisering, zal hoogstwaarschijnlijk resulteren in een grotere nauwkeurigheid en efficiëntie. Het Purchase-to-Pay-proces is het equivalent van het Order-to-Cash-proces, maar dan vanuit het perspectief van de inkoopzijde.
Een samenhangend ERP-systeem zoals SAP S/4HANA dat gebruik maakt van technologie en automatisering, zal hoogstwaarschijnlijk resulteren in een grotere nauwkeurigheid en efficiëntie.
Wat is het order-to-cash proces?
Het begint met het aangaan en onderhouden van relaties met klanten. Het proces in de verkoop- en distributiemodule eindigt met facturen voor de levering van goederen of diensten aan de klant. Het boeken van inkomende betalingen van de klant is onderdeel van de financiële module. Laten we de processtappen eens in meer detail bekijken.
De klantenbeheercyclus begint met pre-salesactiviteiten. U maakt en verstuurt bijvoorbeeld een offerte, in antwoord op een verzoek van een klant.
Als onderdeel van het order-to-cash proces, maakt u een verkooporder aan met verwijzing naar een offerte.
Tijdens de beschikbaarheidscontrole bevestigt het systeem de levering van de goederen voor de gewenste leveringsdatum op basis van de beschikbaarheid van het materiaal. De verkooporder maakt in feite een reservering van het materiaal, zodat het bij de volgende ATP-controle niet beschikbaar zal zijn. ATP is Available to Promise. ATP-controle wordt uitgevoerd om de beschikbaarheid van een voorraad of een ontvangstelement te controleren, hetzij op een bepaalde locatie, hetzij wereldwijd.
De uitgaande levering ondersteunt alle verzendingsactiviteiten, inclusief picking, verpakking, transport en goederenuitgifte.
Het picken omvat het picken van goederen uit de opslagplaats en het klaarzetten van de juiste hoeveelheid in de verzamelruimte waar ze worden klaargemaakt voor verzending.
Zodra de goederen het bedrijf verlaten, zijn de verzendingsactiviteiten voltooid. Dit wordt geïllustreerd door de uitgifte van goederen of uitgaande leveringen.
In het facturatieproces maakt u de factuur voor de klant aan en stuurt u alle nodige gegevens naar FI. Billing creëert de open post voor de klant en boekt de inkomsten.
De laatste stap in het order-to-cash bedrijfsproces is de ontvangst van de betaling van de klanten.
Order-to-cash of quote-to-cash?
Het verschil tussen deze twee processen is dat het O2C-proces geen onderhandelingen en het verzenden van een offerte naar de klant omvat. Dit zijn de eerste stappen in het "quote-to-cash"-proces.
Beide processen hebben ook enkele overeenkomsten. Ze zijn beide een integratie tussen Financiën (FI) en Verkoop (SD). De configuratie omvat zowel Finance als Sales & Distribution modules. Verder maken ze ook gebruik van dezelfde tools zoals ERP/CRM. Het quote-to-cash bedrijfsproces bestaat echter uit meer stappen die beginnen met offertes/onderhandelingen en eindigen met de betaling aan de klant.
Wat zijn de voordelen van een dergelijk geautomatiseerd "order to cash"-proces?
Toonaangevende bedrijven gaan snel over tot het automatiseren van het proces omdat zij voordelen zien, waaronder:
Een vermindering van het aantal DSO is van cruciaal belang om de cashflow van een onderneming te verbeteren. DSO staat voor Days Sales Outstanding (dagen dat de verkoop uitstaat) en geeft het gemiddelde aantal dagen aan tussen de factuurdatum en de betalingsdatum.
Een vermindering van de order-tot-vervulling cyclus tijd. Dit betekent dat de tijd die verstrijkt tussen de bestelling van de klant en de ontvangst van het product of de dienst door de klant korter is dan voorheen. Het geeft inzicht in de interne efficiëntie en de effectiviteit van de supply chain.
Betere zichtbaarheid van uitzonderingen, voor snellere interventie en oplossing, wat resulteert in minder impactvolle onderbrekingen van het proces.
Er zijn ook andere belangrijke, maar minder kwantificeerbare voordelen, waaronder:
Snellere omzetting van vorderingen,
Versnelde collecties,
Verbeterde nauwkeurigheid van facturering, inningen en cashflowrapporten,
Minder uitzonderingen,
Betere mogelijkheden om geschillen met klanten op te lossen dankzij een betere zichtbaarheid in het hele O2C-proces.
Hoe kunt u in uw S/4HANA transformatie springen?
De coronapandemie bracht een verschuiving teweeg voor veel bedrijven over de hele wereld. Om de snel veranderende wereld bij te benen, moest uw bedrijf veranderen, waardoor veel processen minder efficiënt verliepen dan vroeger. .
CANGURU kan u helpen bij uw digitale transformatie en bij het afstemmen van uw processen op de onderliggende systemen. Of u nu al bepaalde systemen heeft draaien of nog helemaal niet, wij kunnen u helpen om de juiste combinatie van applicaties te vinden en deze naadloos te integreren om uw bedrijf te ondersteunen.