De Business Analytics tools in SAP Cloud for Customer (C4C) stellen je als gebruiker in staat om gedetailleerde rapporten op te stellen en zo tal van bedrijfsprocessen op te volgen. Deze rapporten bevatten tabellen met nuttige data, die op een gestructureerde en logische wijze worden gepresenteerd. De tabellen kunnen ook worden weergegeven als grafieken, waarbij de droge cijfers op een aantrekkelijke manier worden gevisualiseerd. Slim gebruik van deze rapporten stelt je in staat om op een weloverwogen manier zakelijke knopen door te hakken.
SAP heeft C4C van een hoop kant-en-klare rapporten voorzien, waar je meteen mee aan de slag kan. Voldoen deze niet aan je rapportagebehoeften, dan kan je er altijd nieuwe ontwerpen. In dit artikel stellen we enkele van de basisprincipes voor.
Welke gegevens en waar vind ik deze terug?
De data die in rapporten wordt gebruikt, komen voort uit data sources, die rechtstreeks gelinkt zijn aan business objects in C4C (leads, opportunities, sales quotes enzovoort). Voor veel rapporten zal één van de standaard data sources volstaan. Wil je data uit meerdere data sources gebruiken, dat zal je ze moeten samenvoegen, aangezien een rapport altijd op één enkele data source is gebaseerd. Data sources kunnen gecombineerd of gejoined worden, maar het onderscheid valt buiten het bestek van dit inleidende artikel.
Elk rapport zal voornamelijk rond de key figures draaien: data items met een numerieke waarde, die ook een toegekende meet- of munteenheid hebben. Eenvoudiger verwoord: de cijfers die je in het rapport wil zien. Elke data source heeft een aantal standaard key figures. Heb je er nodig die wat meer zijn toegespitst op jouw noden, dan kan je er ook altijd/steeds zelf creëren. Met calculated en restricted key figures kom je al een heel eind.
Key figures alleen zijn vaak echter niet voldoende. Om een rapport echt informatief te maken, zal je gebruik moeten maken van characteristics. Dit zijn beschrijvende attributen met betrekking tot business objects. Door characteristics toe te voegen aan je rapport kan je key figures vergelijken door ze af te zetten tegen verschillende karakteristieke waarden. Gebruik ze bijvoorbeeld om de inkomsten van verschillende sales organizations te vergelijken, of om te kijken in welke maand het grootste aantal nieuwe klanten zijn aangemaakt.
Weet waar je voor gaat
Wanneer je een rapport maakt, start je het beste met een specifieke vraag in gedachten. Welke informatie wil je zien? Een goed rapport is er eentje dat niet te veel data in één keer toont. Eén groot, allesomvattend rapport zal leiden tot een warboel waarin het lastig wordt om de nuttige informatie te vinden. Zorg dan ook voor eenvoudige en samenhangende rapporten die steek houden en een duidelijke focus hebben. Vermijd overbodige gegevens, aangezien dit je rapport onoverzichtelijk kan maken.
Views en selections
Wanneer je rapport aangemaakt is, valt er nog steeds een hoop te personaliseren. Je kan bijkomende key figures en characteristics toevoegen, binnen de limieten die door beheerders zijn bepaald. Dit stelt de eindgebruiker in staat dieper in de data te duiken. Deze personalisatie kan vervolgens worden opgeslagen als een nieuwe view, die enkel voor deze gebruiker zichtbaar is.
Gebruikers kunnen filteren welke data in het rapport belandt. Wil je enkel informatie over verkoopdocumenten van vorig jaar bijvoorbeeld, dan kan je dit bepalen in het selectiescherm. Ook deze selectie kan worden opgeslagen voor later gebruik.
Toegang en restricties
Rapporten zijn pas zichtbaar voor gebruikers als ze aan tenminste één work center view zijn toegekend. Enkel business users die dezelfde work center view(s) toegewezen hebben gekregen, zijn in staat om het rapport te zien. Meestal krijgen gebruikers toegang tot rapporten op een need-to-know basis: wanneer ze informatie bevatten die nodig is om bepaalde taken uit te voeren.
Meerdere gebruikers kunnen toegang tot hetzelfde rapport hebben, maar dat betekent niet noodzakelijk dat ze allemaal dezelfde informatie te zien krijgen. De business roles en access rights van een gebruiker bepalen welke data relevant is en enkel deze data zal worden verstrekt. Gebruikers die bijvoorbeeld tot verschillende sales organizations behoren, hebben dan misschien wel toegang tot hetzelfde rapport, maar zij zullen er andere data in aantreffen.[BV1]
Overwegingen om rekening mee te houden
Vergeet niet dat rapporten steeds een specifiek doel dienen. Bieden ze geen toegevoegde waarde, laat ze dan gewoon links liggen. Zijn ze de moeite waard, let er dan op dat ze makkelijk te lezen zijn en antwoord bieden op een prangende vraag. Onthoud dat je altijd de mogelijkheid hebt om gebruikers hun rapporten naar wens te laten personaliseren. En weet dat verschillende mensen verschillende dingen kunnen leren uit hetzelfde rapport. Zorg ervoor dat gebruikers toegang hebben tot de rapporten die ze daadwerkelijk nodig hebben, maar niet tot de andere. Maar maak bovenal verstandig gebruik van de rapporteringstools, en laat je bedrijf floreren.
Wens je te brainstormen met één van onze experts, of wil je advies over het opzetten van rapporten? Aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen!
[BV1]Vind dit een beetje vreemd eerlijk gezegd. Wat je ervan opsteekt, hangt meer af van de persoon dan van het rapport…
‘maar dit zal gebaseerd zijn op andere data’ lijkt me hier een betere optie. Wat denk jij?